Dacă deții un website și colectezi date de la utilizatori – fie printr-un formular de contact, newsletter sau cookies – atunci ești obligat, conform GDPR, să le explici clar ce faci cu acele date.

Această explicație trebuie oferită printr-o politică de confidențialitate completă, accesibilă și redactată într-un limbaj ușor de înțeles.

Lipsa acestei politici sau includerea unor informații incomplete poate atrage sancțiuni din partea autorităților. În România, Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) poate verifica site-ul oricărui operator, indiferent de dimensiunea firmei.

Ce spune GDPR despre transparență și informare

Conform Articolelor 12, 13 și 14 din GDPR, orice companie care colectează date personale are obligația de a oferi o informare:

• clară și completă,
• ușor de înțeles,
• livrată înainte sau în momentul colectării datelor.

Această informare se face printr-o politică de confidențialitate, care trebuie:

• să reflecte exact modul în care datele sunt colectate,
• să fie personalizată pentru site-ul tău (nu copiată),
• să fie disponibilă ușor (ex: link permanent în footer).

Ce trebuie să conțină o politică de confidențialitate conformă

1. Ce date personale colectezi

• nume, adresă de email, telefon, adresa IP, comportament de navigare, date din formulare sau comenzi.

2. Cum sunt colectate datele

• prin formulare (contact, comenzi, programări etc.),
• prin module de cookies și alte tehnologii de urmărire (ex: Google Analytics, Facebook Pixel),
• prin conturi de utilizator, chat sau integrarea unor platforme externe.

3. Scopul prelucrării

• pentru a răspunde unei cereri trimise de utilizator,
• pentru a trimite newslettere (dacă există consimțământ),
• pentru emiterea unei facturi sau gestionarea unei comenzi,
• pentru analiză și îmbunătățirea performanței site-ului.

4. Temeiul legal (baza juridică)

GDPR permite colectarea datelor doar dacă există un temei valabil, cum ar fi:

• consimțământul persoanei vizate (art. 6 alin. 1 lit. a),
• executarea unui contract (lit. b),
• obligație legală (lit. c),
• interes legitim (lit. f), cu condiția ca drepturile persoanei să nu prevaleze.

5. Cui sunt transmise datele

Trebuie menționați clar destinatarii datelor, inclusiv partenerii externi și procesatorii:

• firme de hosting, platforme de plată, furnizori de servicii de email marketing, servicii de analiză sau remarketing.

Dacă datele sunt transferate în afara Spațiului Economic European (ex: către SUA), trebuie să precizezi acest lucru și ce măsuri de protecție sunt aplicate (clauze contractuale standard, scut GDPR etc.).

6. Cât timp sunt păstrate datele

Politica trebuie să includă:

• termene clare (ex: 12 luni pentru datele din formulare),
• criterii după care se stabilește durata (ex: pe perioada necesară soluționării solicitării).

7. Drepturile persoanei vizate

• acces la datele proprii,
• rectificare,
• ștergere („dreptul de a fi uitat”),
• restricționare a prelucrării,
• portabilitate,
• opoziție,
• dreptul de a depune plângere la ANSPDCP.

8. Datele de contact ale operatorului

• denumirea firmei,
• adresa,
• datele de contact,
• și, dacă există, datele responsabilului cu protecția datelor (DPO).

Greșeli frecvente pe website-uri

• Lipsa unei politici sau prezența uneia complet generice
• Neidentificarea exactă a colectării datelor prin cookies și alte scripturi
• Folosirea unui limbaj tehnic sau juridic excesiv
• Temeiuri legale incorecte sau lipsă
• Politica este greu de găsit

Cum îți poți verifica singur site-ul

• Ai un link clar către politica de confidențialitate?
• Sunt specificate toate tipurile de date colectate?
• Este explicat fiecare scop al prelucrării?
• Ai menționat ce cookies sau tehnologii de tracking folosești?
• Drepturile persoanelor vizate sunt listate și explicate?
• Politica este redactată într-un limbaj clar?

Poți folosi, pentru o primă analiză, și un plugin specializat cum ar fi Complianz, iubenda sau Cookiebot.

Acestea pot detecta automat cookies și îți pot sugera formulări. Totuși, pentru un rezultat corect și complet, recomandarea este să colaborezi cu un specialist GDPR care va ține cont de specificul exact al site-ului și activității tale.

Concluzie

Politica de confidențialitate este un document obligatoriu, dar și o dovadă de profesionalism și respect față de vizitatorii site-ului.

Dacă e scrisă corect, contribuie la încrederea clienților și te protejează în cazul unui control.

Boldshare îți poate oferi:

• analiză detaliată a website-ului tău,
• redactarea unei politici personalizate,
• asistență completă pentru conformitate GDPR pe site.

Întrebări frecvente (FAQ)

Dacă am un site fără formular de contact, mai am nevoie de politică de confidențialitate?

Da. Chiar dacă nu colectezi date prin formulare, majoritatea site-urilor folosesc cookies (ex: Google Analytics, YouTube embed, rețele sociale), ceea ce implică prelucrarea de date personale (IP, comportament, preferințe).

Pot copia o politică de confidențialitate de pe alt site?

Nu este recomandat. Politica trebuie adaptată exact la ceea ce colectezi tu pe site-ul tău. Copierea poate duce la inconsecvențe și, implicit, la neconformitate.

Trebuie să actualizez politica de confidențialitate? Cât de des?

Da. De fiecare dată când schimbi un formular, un plugin sau adaugi o integrare nouă (ex: un CRM sau un sistem de remarketing), trebuie să revizuiești politica. Este bine să o actualizezi cel puțin o dată pe an.